Cómo gestionar las reservas de terraza en tu restaurante
Por Steve Evans, fundador de Table Harmony y propietario de restaurantes en Alicante.
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La terraza puede ser una de las zonas más solicitadas de un restaurante. Algunos clientes reservan porque quieren sentarse fuera, mientras que otros prefieren una mesa en el interior.
Gestionar esas preferencias puede ser sencillo en un día tranquilo. Cuando el restaurante está lleno, o cambia el tiempo, hace falta algo más de planificación.
Estas son algunas ideas prácticas para organizar las reservas de terraza y asegurarte de que el equipo y los clientes sepan qué esperar.
Decide qué pueden solicitar los clientes
Empieza por decidir cómo quieres gestionar las preferencias de mesa.
Por ejemplo:
- ¿Pueden los clientes reservar específicamente una mesa en la terraza?
- ¿Pueden solicitar la terraza y esperar a que el equipo lo confirme?
- ¿Decidirá el restaurante dónde sentar a cada grupo cuando llegue?
Sea cual sea tu método, explícalo claramente al reservar. Un cliente que piensa que tiene garantizada una mesa fuera puede sentirse decepcionado si el equipo entendió que solo era una preferencia.
Si recibes solicitudes por teléfono o mensaje, anota la preferencia junto a la reserva para que el resto del equipo pueda verla.
Comprueba que la mesa sea adecuada para el grupo
La distribución de la terraza puede ser diferente a la del comedor interior. Algunas mesas se pueden juntar y otras deben permanecer separadas para dejar libres los pasos o facilitar el servicio.
Antes de aceptar un grupo grande en la terraza, comprueba:
- Qué mesas se pueden combinar realmente.
- Si hay espacio suficiente para que clientes y personal se muevan con comodidad.
- Si la mesa se necesitará después para otra reserva.
- Si una trona o una necesidad de accesibilidad afecta al espacio disponible.
Una mesa que funciona para cuatro personas durante una tarde tranquila quizá no sea práctica en pleno servicio de cena.
Prepárate para los cambios de tiempo
El viento, la lluvia o el calor intenso pueden cambiar tus planes. Antes de un servicio con muchas reservas, piensa qué harás si no puedes utilizar la terraza.
¿Puedes trasladar algunas reservas al interior? Si es así, ¿cuántas? ¿A qué clientes deberías avisar primero?
Puede que no tengas espacio dentro para todos los clientes que reservaron fuera. Hablar con ellos cuanto antes les dará más tiempo para valorar una alternativa.
Evita prometer que siempre habrá una mesa interior disponible si no tienes la certeza de poder ofrecerla.
Mantén informado a todo el equipo
Antes de empezar, revisa las reservas de terraza con el equipo. Identifica a los clientes que esperan una zona concreta, los grupos grandes y las mesas que necesitan una preparación especial.
Si cambias una reserva de mesa o de zona, actualiza el registro. Así, la siguiente persona que atienda el teléfono o reciba a un cliente podrá consultar el plan actualizado.
Haz lo mismo con las reservas recibidas por teléfono, WhatsApp o en persona: regístralas cuanto antes junto con las reservas online para que todos trabajen con la misma información.
Organiza tus mesas y zonas
Un sistema digital puede ayudarte a ver las mesas interiores y exteriores como zonas separadas y, al mismo tiempo, mantener juntas todas las reservas.
Table Harmony permite crear zonas y mesas, configurar combinaciones y revisar o cambiar las mesas asignadas. La gestión de mesas está incluida en Harmony y Harmony Plus; el plano de sala visual está disponible en Harmony Plus.
También puedes elegir si determinadas mesas están disponibles para reservas online. Tu equipo puede seguir utilizando el sistema para organizar el servicio según las necesidades del restaurante.
Para más información, consulta nuestra guía sobre cómo organizar mesas, zonas y combinaciones.
Encuentra una forma de trabajar que encaje con tu restaurante
Cada terraza es diferente. El mejor punto de partida es tener un plan claro: saber qué puedes ofrecer, explicar las condiciones a los clientes y asegurarte de que el equipo vea cualquier cambio.