Por qué los recordatorios por WhatsApp reducen el absentismo en restaurantes frente al correo electrónico
Por Steve Evans, fundador de Table Harmony y propietario de un restaurante en Alicante.
Publicado el
Una mesa reservada que se queda vacía no es solo un hueco en la sala. Tu equipo puede haber guardado ese espacio y rechazado a otros clientes, para descubrir después que la reserva no va a llegar.
No todos los clientes que faltan lo hacen a propósito. Los planes cambian, alguien se retrasa o un recordatorio pasa desapercibido. Facilitar que el cliente vea el aviso y responda puede ayudarte a conocer esos cambios antes de que afecten al servicio.
WhatsApp ofrece una forma directa de mantener esa conversación. Puede ayudar a reducir los no presentados, pero no garantiza la asistencia ni una reducción concreta.
Por qué un recordatorio por correo puede pasar desapercibido
El correo electrónico es útil para guardar los datos de una reserva, y los correos habituales de reserva siguen incluidos en Table Harmony sin coste extra. Pero un correo puede acabar en spam o promociones, o quedarse sin leer mientras el cliente va de camino al restaurante.
Si cambian sus planes, buscar el correo original y escribir una respuesta añade otro paso. Si el cliente lo deja para después, puede que nunca avise y el equipo se quede esperando una mesa que no va a llegar.
Un recordatorio donde el cliente puede verlo
Las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp llegan directamente al móvil del cliente. Puede ver el aviso en pocos minutos, sin esperar a revisar su bandeja de entrada. Los tiempos de entrega y lectura dependen del cliente, de su conexión y de los ajustes de notificaciones; no hay un tiempo de lectura garantizado.
La ventaja no consiste solo en enviar otro aviso, sino en facilitar que el cliente actúe mientras tiene presente su reserva.
Confirmar o cancelar en un toque
Las comunicaciones por WhatsApp de Table Harmony permiten confirmar o cancelar en un toque. Si el cliente no puede venir, una cancelación con más antelación libera la mesa y da al restaurante la oportunidad de ofrecérsela a otra persona.
Esa oportunidad no significa que todas las mesas canceladas se vayan a llenar. También importan la antelación del aviso y la demanda de ese servicio.
Tu equipo de sala tiene línea directa por WhatsApp
Cuando un cliente responde a la confirmación o al recordatorio de su reserva, el mensaje aparece directamente en la ficha de la reserva, en la vista de servicio de Table Harmony. Tu equipo puede responder desde allí, sin cambiar a otro teléfono.
- «Llegamos 15 minutos tarde». El equipo puede responder al aviso y mantener la conversación junto a la reserva.
- «¿Podemos tener una trona?». El personal puede contestar antes de que llegue el cliente.
- «No podemos ir». El equipo se entera del cambio de planes en lugar de esperar sin explicación.
Un mensaje es una conversación, no una orden que cambie automáticamente todos los datos de la reserva. Tu equipo sigue gestionando la reserva y decide cómo responder.
La conversación, junto al servicio
Una respuesta resulta más útil cuando el personal sabe a qué reserva pertenece. Tener la conversación en la ficha de la reserva aporta contexto en pleno servicio y facilita responder a tiempo.
Consulta las funciones de reservas y comunicación con clientes de Table Harmony para ver cómo encajan los mensajes en el servicio diario.
Un complemento opcional, con costes claros
Las confirmaciones, los recordatorios y las conversaciones en ambos sentidos por WhatsApp son un complemento opcional para Harmony y Harmony Plus: 15 €/mes + IVA con 300 mensajes incluidos al mes, y 0,07 € + IVA por mensaje adicional. Las comunicaciones habituales por correo electrónico siguen incluidas sin coste extra.
Harmony sigue costando 20 €/mes + IVA y Harmony Plus 30 €/mes + IVA. WhatsApp es una opción aparte, no un requisito para aceptar reservas online.
Compara los planes y el precio del complemento de WhatsApp, o empieza con el correo electrónico y añade WhatsApp cuando encaje con tu restaurante.
Menos cambios sin aviso, un equipo mejor informado
El objetivo práctico es sencillo: facilitar que el cliente recuerde su reserva, confirme sus planes y avise si algo cambia. Saberlo antes da al restaurante más tiempo para reaccionar y más oportunidades de mantener las mesas ocupadas.
Descubre cómo funciona Table Harmony y cómo mantener el control de las reservas desde la configuración hasta el servicio.