Reservas online para pequeños restaurantes: guía práctica
Por Steve Evans, fundador de Table Harmony y propietario de un restaurante en Alicante.
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Llevar un pequeño restaurante significa hacer varias cosas a la vez. Durante el servicio puedes estar recibiendo a clientes, ayudando a tu equipo y revisando mesas cuando suena el teléfono con otra consulta de reserva.
Las llamadas, los mensajes de WhatsApp y una agenda en papel pueden funcionar bien. Pero cuando las consultas llegan por distintos canales, tenerlo todo junto exige más atención.
Un sistema de reservas online para restaurantes ofrece a los clientes otra forma de reservar y te ayuda a organizar las reservas según el funcionamiento de tu restaurante.
Deja que los clientes reserven cuando el restaurante está cerrado
Tus clientes no siempre hacen sus planes durante tu horario de apertura.
Alguien que está en casa, en Noruega, puede venir a Alicante la semana que viene y querer reservar mesa antes de viajar. Un cliente de la zona puede organizar una cena por la mañana, mientras tu restaurante no abre hasta la noche.
Con las reservas online pueden consultar las opciones disponibles y enviar una reserva sin esperar a que abras o a que cojas el teléfono.
Tú decides con cuánta antelación pueden reservar, qué servicios están disponibles y el grupo máximo que pueden reservar online.
Reduce las interrupciones durante el servicio
Una llamada para reservar suele llegar en mal momento. Alguien del equipo tiene que parar, comprobar la disponibilidad, tomar los datos del cliente y apuntar la reserva.
Ofrecer a los clientes la opción de reservar online puede reducir esas interrupciones. Además, les permite introducir sus propios datos y recibir un correo de confirmación cuando su reserva queda confirmada.
Puedes seguir aceptando reservas por teléfono o en persona. El personal puede añadirlas al mismo sistema, junto a las reservas online.
Elige cómo se confirman las reservas
Reservar online no tiene por qué significar aceptar todas las reservas automáticamente.
Hay dos formas principales de hacerlo.
Solicitudes de reserva
El cliente envía una solicitud, que el restaurante revisa antes de confirmarla.
Puede encajar con propietarios que quieren revisar cada reserva o cuya disponibilidad requiere una decisión personal. El cliente debe entender que su mesa solo queda confirmada cuando el restaurante acepta la solicitud.
Confirmación automática
El sistema confirma una reserva cuando cumple la disponibilidad y las reglas de reserva del restaurante.
Puede encajar con restaurantes que quieren que el cliente reciba una respuesta inmediata. Para que funcione bien, el sistema necesita un horario de apertura, una disponibilidad de mesas y unos límites de reserva correctos.
Table Harmony admite las dos opciones, así que puedes elegir la que mejor se adapte a tu restaurante.
Controla cuándo llegan los clientes
Tener suficientes sillas es solo una parte de gestionar un servicio. También hay que tener en cuenta cuántos clientes llegan a la vez.
Si llegan varias mesas al mismo tiempo, la cocina y la sala pueden ir con presión, aunque el restaurante tenga sitio.
Busca un sistema que te permita controlar los intervalos de reserva y el número de comensales que aceptas en cada franja horaria. La duración de las reservas también te ayuda a prever cuándo volverán a quedar libres las mesas.
Estos ajustes deben reflejar lo que tu equipo puede gestionar con comodidad.
Ten todas las reservas en un mismo sitio
Cuando las reservas están repartidas entre una agenda, mensajes de teléfono y conversaciones de WhatsApp, el personal tiene que mirar en varios sitios.
Tener las reservas en un solo sistema facilita ver las reservas de la noche, las notas de los clientes y la asignación de mesas.
En Table Harmony, el personal también puede crear una reserva solo con el nombre del cliente. El correo electrónico y el teléfono son opcionales en las reservas que introduce el restaurante. Si se añade un correo electrónico, el cliente recibe un correo de confirmación.
Empieza por lo esencial
No hace falta cambiarlo todo de golpe.
Empieza configurando tu horario de apertura, las mesas, la duración de las reservas y el tamaño máximo de grupo para reservas online. Después, elige si quieres revisar las solicitudes o confirmar automáticamente las reservas adecuadas.
Añade el enlace de reservas a tu web y a los sitios donde los clientes ya te encuentran. Asegúrate de que tu equipo sabe introducir las reservas telefónicas y modificar las reservas existentes.
El objetivo es que las tareas diarias de las reservas sean más fáciles tanto para tus clientes como para tu equipo.
Reservas online que se adaptan a tu restaurante
Creé Table Harmony a partir de mi experiencia llevando restaurantes en Alicante y de mi trayectoria en informática. Quería un sistema sencillo que ayudara a los propietarios a recibir reservas sin perder el control de su servicio.
Table Harmony incluye gestión de mesas, solicitudes de reserva y confirmación automática, sin comisiones por reserva.