Cómo gestionar clientes sin reserva en tu restaurante
Por Steve Evans, fundador de Table Harmony y propietario de restaurantes en Alicante.
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Una pareja llega sin reserva y pregunta si hay mesa. Al mismo tiempo, tienes una reserva para cuatro personas dentro de una hora.
Puede que ahora tengas una mesa libre, pero eso no significa necesariamente que vaya a estar disponible durante toda la comida de los clientes que acaban de llegar. Para tomar una buena decisión, necesitas mirar tanto las mesas disponibles ahora como las reservas previstas para más tarde.
Un proceso sencillo puede ayudar a tu equipo a atender a los clientes sin reserva y, al mismo tiempo, cumplir con quienes ya han reservado.
Empieza con una visión clara del servicio
Antes de empezar, revisa las reservas previstas y las mesas asignadas.
Presta atención a:
- Los grupos grandes que necesitan mesas combinadas.
- Las horas con más llegadas.
- Las mesas reservadas más de una vez durante el servicio.
- Las solicitudes de una zona o mesa concreta.
- El espacio que quieras dejar disponible para clientes sin reserva.
Comparte el plan con el equipo para que todos sepan dónde hay flexibilidad.
Comprueba qué está disponible ahora y más tarde
Cuando lleguen clientes sin reserva, comprueba cuántas personas son y si tienes una mesa adecuada libre.
Después, revisa cuándo está prevista la siguiente reserva de esa mesa. Por ejemplo:
- Una mesa está libre a las 19:00.
- Otro grupo la tiene reservada a las 21:00.
- Los clientes que acaban de llegar suelen necesitar unos 90 minutos.
Puede ser una opción práctica, pero deja también tiempo para recoger y preparar la mesa. El margen adecuado dependerá de tu carta, tu servicio y los planes de los clientes.
Si necesitas la mesa antes, puede que siga siendo adecuada para unos clientes que solo quieran tomar algo o comer rápidamente, siempre que conozcan el límite de tiempo antes de sentarse.
Explica claramente el tiempo disponible
Si puedes ofrecer una mesa durante un tiempo limitado, explícalo antes de sentar a los clientes. Por ejemplo:
«Tenemos una mesa disponible ahora, pero la necesitaríamos de nuevo a las ocho y media. ¿Os vendría bien?»
Así los clientes pueden decidir con toda la información y se evita una conversación incómoda más tarde.
Si no puedes sentarlos inmediatamente, ofrece una estimación realista y propón una hora posterior si hay disponibilidad. Es mejor ser sincero que prometer una mesa que quizá no puedas ofrecer.
Haz que los clientes sin reserva sean visibles para el equipo
Si se sienta a unos clientes sin registrar que la mesa está ocupada, otro miembro del equipo podría pensar que sigue libre.
Registra el grupo y la mesa en tu sistema de reservas o en tu libro en cuanto sea posible. Así todo el equipo puede ver qué está ocupado y qué queda disponible para las siguientes llegadas.
Lo mismo ocurre con las reservas recibidas por teléfono o mensaje: reunirlas en un solo lugar ayuda a que todos trabajen con la misma información.
Lee nuestra guía para gestionar reservas por teléfono, WhatsApp y online.
Decide si quieres guardar mesas para clientes sin reserva
Algunos restaurantes prefieren ofrecer todas sus mesas disponibles para reservar online. Otros quieren dejar espacio para quienes pasan por delante y deciden entrar.
No hay una única respuesta correcta. Ten en cuenta:
- Cuántos clientes sin reserva recibes habitualmente.
- Si esa demanda cambia según la temporada o el día.
- Con qué frecuencia se llena el restaurante con reservas online.
- La facilidad con la que tu equipo puede mover mesas o hacer espacio.
Prueba una organización que encaje con tu restaurante y revísala después de varios servicios. Puedes ajustar el espacio disponible según cambie la demanda.
Encuentra una mesa con Table Harmony
Cuando la gestión de mesas está activada, la función Sin reserva de Table Harmony te ayuda a buscar una mesa adecuada según el número de personas y, si lo deseas, la zona preferida.
Puede mostrarte una mesa adecuada disponible en ese momento o proponerte la próxima mesa y hora disponibles. Después, puedes crear la reserva.
Con Harmony Plus, los turnos cortos también pueden mostrar mesas disponibles durante un tiempo limitado y cuánto pueden quedarse los clientes antes de la siguiente reserva. Esto ayuda a aprovechar un hueco y a informar claramente al cliente.
Una decisión que encaje con tu servicio
El objetivo es recibir a los clientes siempre que puedas y, al mismo tiempo, dar a tu equipo un plan realista para el resto del servicio. Una comprobación rápida de la disponibilidad y una conversación clara con el cliente pueden marcar la diferencia.