Por qué creé Table Harmony: la historia detrás de nuestro sistema de reservas
Por Steve Evans, fundador de Table Harmony y propietario de los restaurantes Patagonia en Gran Alacant, Alicante.
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Dirigir un restaurante significa atender muchas cosas a la vez. Quieres que a los clientes les resulte fácil reservar, que tu equipo tenga la información que necesita y que podáis ofrecer un buen servicio cuando lleguen.
Tengo dos restaurantes Patagonia en Gran Alacant, Alicante. A lo largo de los años he visto todo lo que hay que organizar para preparar un servicio, incluso antes de que entre el primer cliente por la puerta.
Puede que haya una mesa disponible a las ocho, pero ¿qué ocurre si llegan varios grupos a la misma hora? ¿Y si la reserva es para un grupo grande y necesitamos mover mesas? ¿Cómo nos aseguramos de que todo el equipo vea una reserva recibida por teléfono?
Estas son algunas de las preguntas cotidianas que tenía en mente cuando creé Table Harmony, un sistema de reservas para restaurantes diseñado a partir de la forma de trabajar de mis propios locales.
Por qué quería una forma más sencilla de gestionar las reservas
Como muchos propietarios, quería que los clientes pudieran reservar online y que también siguieran teniendo la opción de llamarnos o hablar con nosotros en persona.
Además, quería mantener el control del servicio. Aceptar reservas online no debería significar que todas las mesas estén disponibles a cualquier hora o que el restaurante tenga que aceptar automáticamente todos los grupos.
El sistema también tenía que ser práctico para el equipo. Durante un servicio con mucho trabajo, el personal necesita encontrar una reserva, ver las próximas llegadas y añadir una nueva reserva sin seguir un proceso complicado.
Con mi experiencia en hostelería y mi trayectoria en informática, empecé a desarrollar un sistema de reservas para Patagonia. Ese trabajo se convirtió en la base de Table Harmony.
Cómo gestionamos las reservas online en Patagonia
Una de las decisiones que tomamos fue combinar las confirmaciones automáticas con las solicitudes de reserva.
Actualmente, en Patagonia trabajamos así:
- Grupos de 1 a 8 personas: se confirman automáticamente cuando hay disponibilidad y la reserva cumple nuestras condiciones.
- Grupos de 9 a 12 personas: se envían como solicitudes para que las revisemos antes de confirmarlas.
- Grupos de más de 12 personas: pedimos a los clientes que contacten directamente con nosotros.
De esta manera, los grupos pequeños tienen una forma sencilla de reservar y nosotros podemos revisar con más detalle las reservas de grupos grandes.
Por ejemplo, un grupo numeroso puede necesitar varias mesas juntas o una conversación sobre la mejor distribución para la ocasión. Revisar la solicitud nos permite comprobar esos detalles antes de confirmarla.
Estas son las reglas que encajan con nuestros restaurantes. Otro local puede preferir revisar todas las reservas online, confirmar más reservas automáticamente o establecer límites diferentes.
Puedes leer más en nuestra guía sobre solicitudes de reserva y confirmación automática.
Controlar las llegadas y la disponibilidad
La capacidad de un restaurante no depende solo del número de sillas.
Imagina que tienes mesas libres para 30 personas, pero las 30 llegan con pocos minutos de diferencia. Aunque haya espacio físico, el equipo necesita recibirlas, tomar nota de las bebidas y comenzar el servicio.
Por eso es útil pensar tanto en el ritmo de las llegadas como en el número de mesas.
Table Harmony permite configurar intervalos de reserva y límites para cada franja horaria. Junto con los horarios y la disponibilidad, estos ajustes ayudan a cada restaurante a decidir cuántas reservas online quiere aceptar.
El objetivo es organizar un ritmo que funcione para el equipo y para los clientes, teniendo en cuenta cómo trabaja el restaurante.
Organizar las mesas para el servicio
En Patagonia, como en muchos restaurantes, no todas las mesas se utilizan siempre de la misma forma. Una mesa adecuada para dos personas puede combinarse con otra para atender a un grupo más grande.
Table Harmony permite configurar las mesas, organizarlas en zonas y crear combinaciones. El sistema puede asignar una mesa adecuada según la disponibilidad configurada, y el personal puede revisar o cambiar esa asignación.
Así, el equipo puede consultar la organización del servicio y mantener la flexibilidad necesaria cuando cambian las circunstancias.
Encontrarás más información en nuestra guía sobre mesas, zonas y combinaciones.
Reunir las reservas en un solo lugar
Las reservas online son solo una parte del trabajo. También recibimos reservas por teléfono, por mensaje y en persona.
Para nosotros, lo importante es que el equipo tenga un lugar claro donde registrarlas y consultarlas. En Table Harmony, el personal puede añadir las reservas recibidas por otros canales junto a las reservas online.
Por ejemplo, si un cliente llama o reserva en persona, un miembro del equipo puede añadir la reserva al libro digital. Así aparece junto a las reservas online y todo el equipo puede ver lo que está previsto para el servicio.
Si un cliente contacta con nosotros por WhatsApp, podemos añadir la reserva nosotros mismos o enviarle nuestro enlace de reservas online.
Reunirlo todo en un solo lugar ayuda al equipo a hacer seguimiento de las reservas sin tener que consultar varios sitios diferentes.
Creado desde la experiencia de un propietario de restaurantes
Creé Table Harmony porque quería un sistema que tuviera sentido para mis restaurantes y para las personas que trabajan en ellos.
No todos los restaurantes funcionan igual. Algunos propietarios quieren revisar cada reserva y otros prefieren la confirmación automática. Algunos necesitan un plano de sala visual, mientras que para otros es suficiente una lista sencilla de reservas.
Mi objetivo es ofrecer a los restaurantes una opción práctica y ayudarles a empezar de la forma que mejor se adapte a ellos.
Para ver cada paso, consulta cómo funciona Table Harmony.
Table Harmony ofrece reservas online, solicitudes y confirmaciones automáticas, gestión de mesas y controles de reserva, sin comisiones por reserva. Puedes probarlo gratis durante 30 días, sin necesidad de tarjeta.