Reservas bajo solicitud o confirmación automática: ¿qué opción encaja con tu restaurante?
Por Steve Evans, fundador de Table Harmony y propietario de restaurantes en Alicante.
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Una de las primeras preguntas que hacen los propietarios sobre las reservas online es: «¿El sistema aceptará reservas sin que yo las revise?».
La respuesta depende de cómo decidas gestionar tus reservas. Puedes revisar las solicitudes antes de confirmarlas, permitir la confirmación automática cuando se cumplan tus reglas o combinar ambas opciones según el número de personas.
La elección depende de cómo organizas tu restaurante y de cuánto quieres intervenir en cada reserva.
Cómo funcionan las reservas bajo solicitud
Con las reservas bajo solicitud, el cliente elige una fecha, una hora y el número de personas, introduce sus datos y envía una solicitud.
Después, el restaurante la revisa antes de decidir si la acepta. El cliente debe saber claramente que enviar una solicitud todavía no significa que su mesa esté confirmada.
Por ejemplo, puedes recibir una solicitud para diez personas a las 20:30. Antes de aceptarla, puedes valorar las reservas que ya tienes, la distribución de las mesas y si esa hora de llegada encaja con la capacidad de tu equipo.
Si la hora solicitada no te viene bien, Table Harmony te permite proponer otra hora.
Cuándo pueden resultar útiles las reservas bajo solicitud
Esta opción puede encajar en restaurantes donde:
- El propietario quiere revisar las reservas antes de aceptarlas.
- Es necesario valorar personalmente la capacidad de la cocina o del equipo.
- Los grupos grandes requieren estudiar cómo organizar las mesas.
- El equipo quiere empezar a utilizar las reservas online de forma gradual.
Los clientes pueden enviar solicitudes aunque el restaurante esté cerrado. Sin embargo, tendrán que esperar tu respuesta antes de contar con una mesa confirmada.
Por eso, revisar y responder a las solicitudes debe formar parte de la rutina diaria.
Cómo funciona la confirmación automática
Con la confirmación automática, el cliente recibe una confirmación inmediata cuando su reserva cumple las reglas del restaurante y hay disponibilidad.
Estas reglas pueden incluir los horarios de apertura, las mesas disponibles, el tamaño de los grupos, la duración de las reservas y los límites de personas que pueden llegar en cada franja horaria.
Por ejemplo, una pareja que reserva a las 19:30 puede recibir una confirmación inmediata si hay una mesa adecuada y la reserva cumple tus ajustes.
Si no hay disponibilidad adecuada, el sistema no debe confirmar esa reserva.
Cuándo puede resultar útil la confirmación automática
Esta opción puede encajar en restaurantes donde:
- Los horarios y la distribución de las mesas son estables.
- El equipo mantiene actualizados la disponibilidad y los ajustes de reservas.
- Los clientes necesitan una respuesta inmediata.
- El propietario quiere reducir las reservas que requieren una revisión manual.
Puede ser especialmente útil para quienes reservan cuando el restaurante está cerrado o están organizando una visita desde otro país.
El trabajo del restaurante pasa de revisar cada reserva a mantener las reglas que determinan cuáles se pueden aceptar.
¿Puedes combinar solicitudes y confirmación automática?
Sí. No tienes que utilizar la misma opción para todos los tamaños de grupo.
En nuestros restaurantes Patagonia utilizamos una combinación:
- De 1 a 8 personas: las reservas se confirman automáticamente si hay disponibilidad y cumplen las reglas de reserva.
- De 9 a 12 personas: los clientes envían una solicitud de reserva, que revisamos antes de confirmar.
- Más de 12 personas: los clientes deben contactar directamente con nosotros para organizar su reserva.
Así, los grupos pequeños reciben una respuesta inmediata y nosotros podemos revisar las reservas de grupos más grandes antes de aceptarlas.
Para grupos de más de 12 personas, hablar directamente nos permite conocer sus necesidades y valorar qué podemos ofrecerles.
Table Harmony permite combinar la confirmación automática y las solicitudes según el número de personas, para que puedas elegir el equilibrio que mejor encaje con tu restaurante.
¿Qué opción te da más control?
Ambas opciones te permiten mantener el control, pero de distinta manera.
Con las reservas bajo solicitud, decides sobre cada reserva que necesita aprobación.
Con la confirmación automática, estableces los límites de antemano. Después, el sistema acepta las reservas que se ajustan a ellos.
Por ejemplo, un restaurante con 40 plazas puede necesitar limitar las llegadas a las 20:00 para que la cocina no reciba demasiadas comandas a la vez. La confirmación automática debe respetar ese límite, en lugar de basarse únicamente en las plazas libres.
Elijas la opción que elijas, los ajustes deben reflejar lo que tu equipo puede atender con comodidad.
La diferencia: revisar personalmente o dar una respuesta inmediata
Las reservas bajo solicitud te permiten revisar una reserva, pero generan una tarea continua. Alguien debe comprobar las solicitudes y responder con rapidez.
La confirmación automática ofrece una respuesta inmediata al cliente y reduce el trabajo manual, pero depende de una disponibilidad correcta y de unas reglas bien definidas.
Plantéate tres preguntas:
- ¿Qué reservas podemos confirmar automáticamente con confianza?
- ¿Qué reservas necesitan una revisión personal?
- ¿Podemos revisar y responder a las solicitudes de forma constante?
Puedes decidir revisar todas las reservas online, confirmar automáticamente todas las que cumplan tus reglas o utilizar una combinación como hacemos en Patagonia.
¿Puedes cambiar de opción más adelante?
Sí. Elegir una forma de gestionar las reservas no tiene por qué ser una decisión definitiva.
Puedes empezar con solicitudes mientras el equipo se familiariza con el sistema. Cuando tengas claros los ajustes de mesas, la duración de las reservas y los límites de llegada, puedes decidir activar la confirmación automática para los grupos pequeños.
También puedes comprobar que las solicitudes siguen siendo la mejor opción para tu restaurante. No tienes que cambiar simplemente porque exista la confirmación automática.
Table Harmony permite utilizar cualquiera de las dos opciones o combinarlas.
La perspectiva de un propietario de restaurante
Cuando gestionas un restaurante, tener una mesa libre es solo una parte de la decisión. También tienes en cuenta la cocina, el equipo y los clientes que ya han reservado.
En Patagonia, combinar la confirmación automática para los grupos pequeños con las solicitudes para los grupos más grandes nos permite ofrecer comodidad al cliente y revisar personalmente las reservas que lo necesitan.
Por eso, Table Harmony ofrece esta flexibilidad. Las reservas online deben adaptarse a tu forma de organizar el servicio.
Si estás empezando con las reservas online, consulta nuestra guía práctica de reservas online para pequeños restaurantes.